Een simpele kreet als “Het werkt niet!” is herkenbaar, maar helpt je geen steek verder. Voor een snelle en effectieve afhandeling van een incident is het cruciaal dat de melding zoveel mogelijk relevante informatie bevat. Dit geldt zowel voor de gebruiker die meldt, als voor de tools die automatisch een incident aanmaken.
De belangrijkste elementen van een incidentmelding zijn:
- Wie meldt? (Naam, afdeling, contactgegevens) – Essentieel om terug te kunnen koppelen.
- Wat is het probleem? (Duidelijke, beknopte omschrijving van de verstoring) – Wat werkt er precies niet?
- Wanneer begon het probleem? (Datum en tijd) – Voor de analyse en om de duur van de verstoring vast te leggen.
- Waar doet het probleem zich voor? (Systeem, applicatie, locatie, specifieke hardware) – Helpt bij de diagnose.
- Wat is de impact? (Hoeveel gebruikers zijn getroffen? Kan de gebruiker zijn werk nog doen? Is er sprake van omzetverlies? Bedrijfskritisch?) – Cruciaal voor prioritering!
- Sinds wanneer treedt het op? (Is het plotseling ontstaan, of speelt het al langer?)
- Wat is er al geprobeerd? (Welke stappen heeft de gebruiker al genomen? Heeft hij/zij bijvoorbeeld al opnieuw opgestart?) – Voorkomt dubbel werk.
- Evt. screenshots of foutmeldingen: Beeldmateriaal zegt vaak meer dan duizend woorden.
Een goed ingericht Incident Management Systeem (ITSM-tool) helpt enorm om deze informatie gestructureerd vast te leggen. Denk aan verplichte velden en duidelijke instructies voor de aanvrager.